Jiný život na volné noze

Jak vymáhat nezaplacené faktury

Jednou z největších starostí freelancerů je, aby dostali zaplaceno. Nezaplacené faktury pro nás stále zůstávají velkým strašákem. V normálním světě by to tak sice být nemělo – poskytnete službu, pošlete produkt a… dostanete za to zaplaceno. Ale pokud už pracujete na volné noze nějakou tu dobu, s neplatičem (tedy alespoň jedním) jste se už jistě setkali. Bohužel. Co tedy dělat, když klient neplatí?

Když klient neplatí

Vystavili jste fakturu a čekáte. A nic. Existují určitá právní opatření, která můžete používat, ale neznám živnostníka, který by například uplatňoval poplatky z prodlení při pozdní úhradě faktury (i když mít takovou možnost označenou na své faktuře je určitě plus). A taky neznám nikoho, kdo by šel s nezaplacenou fakturou rovnou k soudu.

Vyhrožování nějakým postihem podle mého nikam nevede. Může mít krátkodobé výsledky, ale pro dlouhodobou spolupráci je to zabiják. Zvlášť když třeba úplně nevíte, proč klient fakturu neuhradil. Mně se při vymáhání nezaplacených faktur osvědčil tzv. měkký postup.

  • O nezaplacené faktuře jsem nejdřív informovala svůj kontakt u klienta, a to slušnou cestou… V naprosté většině případů se vše okamžitě vyřešilo a peníze mi vzápětí přistály na účtu.

“Dobrý den, ve svém účetnictví jsem zjistila, že od Vás nemám uhrazenou fakturu č. xxxxx se splatností dne xx.xx. Určitě půjde o nějaké nedopatření. Můžete to prosím ověřit?”

  • Když se nic nestalo, opět jsem o tom svou kontaktní osobu informovala a požádala o kontakt na jejich účtárnu – chyba je určitě u nich, že?

“Dobrý den, bohužel od Vás stále nemám uhrazenou fakturu č. xxxxx se splatností dne xx.xx. Chápu, že na řešení podobných záležitostí nemusíte mít vůbec čas, a proto bych ráda požádala o kontakt na Vaši účtárnu, abych mohla platbu urgovat přímo tam. Děkuji za Váš čas.”

    • Když se opět nic nestalo (což bylo u mě jen v jednom případě), začala jsem postupně dávat stále více najevo, že upřednostňuji jiné klienty.

“Děkuji za Vaši poptávku. V současné době bohužel musím dokončit práci pro jiného klienta. Jakmile se mi uvolní kapacity, ozvu se a můžeme naši další spolupráci společně probrat…”

  • Nakonec jsem napsala hezké vánoční přání, zahrála na sentimentální notu a do konce roku byly peníze na účtu.

“Ráda bych Vám popřála pěkné svátky. Ačkoli mi nějakým nedopatřením stále nebyla uhrazena faktura  č. xxxxx se splatností dne xx.xx, pracovala jsem pro Vás v uplynulém roce moc ráda. Těším se na naši případnou další spolupráci!”

Právní cesta je opravdu až poslední možnost. Je přitom důležité posoudit, jestli vám výše faktury pokryje alespoň soudní poplatky, nebo-li jestli se to vyplatí. Ze všeho nejdřív je dobré poslat dlužníkovi tzv. předžalobní výzvu a až po jejím vypršení dlužnou částku případně vymáhat soudní cestou. Pokud výzvu nepošlete, následný soud vám totiž nemusí přiznat náhradu nákladů soudního řízení (tj. soudní poplatky, poplatky advokátovi, apod.). No a když neplatič nezareaguje ani tentokrát, čeká vás sepsání žaloby, na což je nejbezpečnější najmout si advokáta. I když pak soud rozhodne ve váš prospěch, nemusí se pořád nic dít. Klient nezaplatí. Teprve pak může nastoupit exekutor. Celý postup a ještě daleko víc můžete najít pěkně zpracované na BusinessInfo.cz.

Lepší je prevence

Jak situaci s nezaplacenou fakturou předcházet? Jednoduše. Zajistit si, že klienti zaplatí. Pomůže vám například tento jednoduchý postup:

1.Než přijmete zakázku od nového klienta, trochu si ho prověřte.

  • Podívejte se na jeho web a zjistěte, jak vypadá.
  • Pokud se dopátráte někoho, kdo s klientem pracoval, zeptejte se na jeho/její zkušenosti.
  • Mrkněte do obchodního/živnostenského rejstříku, jakou má obchodní historii.
  • Zkuste některou z online služeb, jako je např. www.creditcheck.cz, který dokáže jednoduché ověření firem zdarma a čerpá z více zdrojů od insolvenčního rejstříku až po katastr nemovitostí.

2. Mějte zakázku písemně potvrzenou

Alespoň pokud se jedná o dlouhodobou spolupráci, je dobré mít uzavřenou s klientem nejdřív smlouvu. Já jsem za dobu své praxe coby překladatelka měla s klientem uzavřenou smlouvu jen jednou, a to pouze na dva roky a pak, i když naše spolupráce trvala dál, nikdo se smlouvu obnovit neobtěžoval. Smlouva je ideál. Realita je, že bychom se měli snažit mít zakázku potvrzenou alespoň v e-mailu, který by měl uvádět:

  • o jakou zakázku jde
  • dohodnutý termín zpracování
  • dohodnutá cena (případná doba splatnosti faktur)

Klient pak nebude překvapený fakturou, kterou po dokončení práce obdrží.

3. Požádejte o zálohu

Pokud se jedná o delší dobu, po kterou budete na zakázce pracovat, nebo pokud bude zakázka finančně a jinak zdrojově náročnější, určitě vyžadujte zálohu.

4. Nebojte se vyjednat si podmínky

Na začátku spolupráce si ujasněte pojmy a dojmy. Jste ochotní dělat za takovou a takovou cenu, splatnost faktur máte tak a tak dlouhou, termín dodání práce je tehdy a tehdy. Neslibujte nic, co nemůžete splnit, a zároveň si vyjasněte i plnění ze strany klienta.

5. Posílejte faktury včas a dejte jim vědět, že jste je poslali.

Fakturu pošlete e-mailem, jen tak mimochodem o tom informujte svůj kontakt, trvejte na potvrzení přijetí faktury. Pak se nemůže stát, že se faktura “někde zatoulá”, což bývá častá omluva při pozdním placení.

6. Nezaplacené faktury urgujte.

Sledujte splatnosti svých faktur a nebojte se přihlásit o jejich úhradu. Nikdy například nevíte, jak dlouho bude vaše kontaktní osoba u klienta pracovat a domáhat se zaplacení u někoho, kdo ani nevěděl, že zakázka proběhla, je hodně těžké.

Jaké zkušenosti máte s neplacením svých faktur vy? Znáte někoho, kdo vymáhal nezaplacenou fakturu soudně?

Odpovězte